Storage Google Penuh? Cara Cepat Bersihin Gmail Biar Email Bisa Masuk
Gmail penuh bikin email baru tak bisa masuk? Pelajari cara bersihkan gmail dengan filter ukuran dan tanggal agar storage Google lega kembali
Uzone.id - Notifikasi “Storage Penuh” muncul lagi. Sekarang harus apa nih?
Kalian pernah tidak buka Gmail lalu melihat notifikasi bahwa storage Google hampir penuh, bahkan sudah melebihi batas? Atau lebih parah, kalian menunggu email penting masuk tapi ternyata email itu terpental balik karena Gmail kalian sudah tidak bisa menerima pesan baru sama sekali?Ini bukan masalah langka. Ini adalah masalah yang dialami oleh ratusan juta pengguna Gmail di seluruh dunia setiap harinya.
Google memberikan storage gratis sebesar 15 GB kepada setiap pengguna. Storage ini dibagi bersama antara Gmail, Google Drive, dan Google Photos. Artinya, bukan hanya email yang menghabiskan jatah tersebut, tapi juga file di Drive dan foto di Photos. Ketika total penggunaan menyentuh atau melampaui 15 GB, Gmail secara otomatis akan menolak email masuk baru.
Solusinya ada dua: bayar untuk memperluas storage, atau bersihkan Gmail dari tumpukan email lama yang selama ini hanya memenuhi ruang tanpa pernah dibuka lagi.
Artikel ini fokus pada solusi kedua, yang gratis, efektif, dan bisa dilakukan dalam hitungan menit jika kalian tahu triknya.
Kita akan bahas cara menggunakan filter pencarian di Gmail berdasarkan ukuran file dan tanggal untuk menemukan dan menghapus email lama secara massal, sehingga storage Google kalian bisa lega kembali tanpa harus menghapus satu per satu.
Mengapa Gmail Kalian Cepat Penuh
Sebelum kita mulai membersihkan, penting untuk memahami apa yang sebenarnya memakan ruang paling banyak di Gmail kalian.
Bukan email teks biasa yang jadi biang keroknya. Sebuah email teks pendek hanya membutuhkan beberapa kilobyte saja. Yang benar-benar menguras storage Gmail adalah tiga jenis konten berikut.
- Lampiran berukuran besar. Email dengan attachment berupa file PDF, presentasi PowerPoint, video, ZIP, atau gambar beresolusi tinggi bisa berukuran puluhan hingga ratusan megabyte per satu email. Kalau selama bertahun-tahun kalian menerima email semacam ini dan tidak pernah dihapus, efeknya sangat terasa pada storage Gmail kalian.
- Email promosi dan newsletter. Rata-rata pengguna Gmail menerima puluhan hingga ratusan email promosi setiap minggunya dari berbagai toko online, layanan langganan, dan newsletter yang dulu pernah kalian daftar tapi sudah tidak pernah dibaca lagi. Jumlahnya menumpuk seiring waktu dan memakan ruang yang tidak sedikit.
- Email lama bertahun-tahun yang tidak pernah dibersihkan. Kalau kalian sudah menggunakan Gmail selama 5 tahun atau lebih tanpa pernah melakukan pembersihan rutin, kemungkinan besar ada puluhan ribu email yang sudah tidak relevan dan hanya memenuhi kotak masuk.
Cara Cek Berapa Storage Gmail yang Sudah Terpakai
Sebelum mulai membersihkan Gmail, ada baiknya kalian cek dulu seberapa penuh storage Google kalian saat ini.
Caranya sangat mudah. Buka Gmail di browser, scroll ke paling bawah halaman, dan kalian akan melihat teks kecil yang menampilkan informasi storage seperti "Menggunakan X GB dari 15 GB". Angka ini adalah total penggunaan di semua layanan Google kalian, termasuk Gmail, Drive, dan Photos.
Untuk rincian yang lebih detail tentang berapa besar yang dikonsumsi oleh Gmail saja versus layanan lainnya, kalian bisa mengunjungi one.google.com/storage dan login dengan akun Google kalian. Di sana tersedia breakdown yang jelas menunjukkan berapa GB yang digunakan oleh masing-masing layanan.
Informasi ini akan membantu kalian menentukan fokus pembersihan. Jika Gmail adalah penyumbang terbesar, maka strategi yang akan kita bahas berikut ini adalah yang paling tepat untuk kalian.
Strategi Utama: Filter Pencarian Gmail untuk Hapus Email Massal
Inilah inti dari artikel ini. Daripada membuang waktu menghapus email satu per satu, Gmail sudah menyediakan fitur filter pencarian yang sangat powerful yang memungkinkan kalian menemukan dan memilih ratusan hingga ribuan email sekaligus berdasarkan kriteria tertentu.
Ada tiga filter yang paling efektif untuk membersihkan Gmail dengan cepat: filter berdasarkan ukuran, filter berdasarkan tanggal, dan kombinasi keduanya.
Filter 1: Cari Email Berdasarkan Ukuran (Paling Efektif)
Ini adalah cara paling cepat untuk menemukan email yang paling banyak memakan storage Gmail kalian.
Di kolom pencarian Gmail, ketikkan perintah berikut dan tekan Enter:
larger:10M
Perintah ini akan menampilkan semua email di kotak masuk kalian yang berukuran lebih dari 10 megabyte. Ganti angka 10 dengan angka yang kalian inginkan. Gunakan larger:5M untuk mencari email di atas 5 MB, atau larger:25M untuk yang di atas 25 MB.
Hasilnya mungkin akan mengejutkan kalian. Banyak orang tidak menyadari berapa banyak email besar yang selama ini hanya nongkrong di Gmail tanpa pernah dibuka lagi.
Setelah hasil pencarian muncul, klik kotak centang di bagian pojok kiri atas untuk memilih semua email yang terlihat di halaman tersebut. Jika ada lebih dari satu halaman, akan muncul opsi "Pilih semua percakapan yang cocok dengan penelusuran ini". Klik opsi tersebut agar semua email yang memenuhi kriteria terpilih sekaligus, bukan hanya yang terlihat di satu halaman saja.
Setelah semua terpilih, klik ikon tempat sampah untuk menghapus. Dalam beberapa detik, kalian sudah menghapus mungkin ratusan email berukuran besar yang selama ini memenuhi storage Gmail kalian.
Filter 2: Cari Email Berdasarkan Tanggal (Untuk Bersihkan Email Lama)
Kalau tujuan kalian adalah membersihkan email lama yang sudah tidak relevan, filter berdasarkan tanggal adalah pilihan yang tepat.
Di kolom pencarian Gmail, gunakan perintah berikut:
before:2022/01/01
Perintah ini akan menampilkan semua email yang diterima sebelum 1 Januari 2022. Sesuaikan tanggalnya dengan kebutuhan kalian. Format yang digunakan adalah before:YYYY/MM/DD.
Kalian juga bisa menggunakan after: untuk menentukan batas bawah. Misalnya, before:2023/01/01 after:2020/01/01 akan menampilkan semua email yang diterima antara tahun 2020 dan 2022.
Sebelum menghapus semua hasilnya, pastikan tidak ada email penting yang tersangkut di rentang tanggal tersebut. Scroll sebentar untuk memeriksa. Kalau ada yang perlu disimpan, kalian bisa menandainya dengan bintang (starred) terlebih dahulu, karena filter ini tidak akan menyertakan email berbintang dalam penghapusan massal.
Filter 3: Kombinasi Ukuran dan Tanggal (Paling Komprehensif)
Untuk hasil pembersihan Gmail yang paling maksimal, gabungkan kedua filter di atas sekaligus.
Contoh perintah:
larger:5M before:2021/01/01
Perintah ini akan menampilkan semua email yang berukuran lebih dari 5 MB dan diterima sebelum tahun 2021. Kombinasi ini sangat efektif karena langsung menyasar email lama yang juga berukuran besar, dua kondisi yang hampir pasti sudah tidak relevan untuk disimpan.
Filter 4: Bersihkan Email Promosi dan Newsletter Secara Massal
Cara lain yang sangat efektif untuk mengosongkan ruang di Gmail adalah dengan membersihkan email promosi dan newsletter yang sudah menumpuk.
Gunakan perintah pencarian:
category:promotions
Atau untuk newsletter khusus:
category:updates
Setelah hasil muncul, pilih semua dan hapus. Kemungkinan besar ada ribuan email dari kategori ini yang selama bertahun-tahun tidak pernah kalian baca. Menghapusnya sekaligus bisa membebaskan storage Gmail yang sangat signifikan.
Kalian juga bisa mencari email dari pengirim tertentu yang sudah tidak relevan menggunakan format:
from:[email protected]
Ini sangat berguna untuk menyingkirkan ribuan email dari satu pengirim yang sama sekaligus, sekaligus juga memberi kalian kesempatan untuk berhenti berlangganan (unsubscribe) agar email serupa tidak terus masuk di masa mendatang.
Jangan Lupa: Kosongkan Folder Trash dan Spam
Ini adalah langkah yang sering diabaikan tapi sangat penting.
Setelah kalian menghapus email menggunakan metode di atas, email tersebut tidak langsung terhapus dari storage Gmail kalian. Email yang dihapus masuk ke folder Trash (Sampah) terlebih dahulu dan baru benar-benar dihapus permanen setelah 30 hari, atau kalau kalian mengosongkan folder Trash secara manual.
Selama email masih ada di Trash, mereka masih dihitung dalam storage Gmail kalian.
Untuk mengosongkan Trash sekarang juga: buka folder Sampah di Gmail (biasanya ada di sidebar kiri), kemudian klik tombol "Kosongkan Sampah Sekarang" di bagian atas halaman.
Lakukan hal yang sama untuk folder Spam. Email spam yang sudah menumpuk berbulan-bulan juga memakan ruang storage Gmail kalian dan perlu dibersihkan secara berkala.
Cara Berhenti Berlangganan Newsletter untuk Mencegah Gmail Penuh Lagi
Membersihkan Gmail sekali saja tidak cukup kalau kalian tidak mencegah masalah yang sama berulang. Salah satu penyebab terbesar Gmail cepat penuh kembali adalah newsletter dan email promosi yang terus masuk setiap hari.
Gmail sebenarnya sudah menyediakan cara mudah untuk berhenti berlangganan dari pengirim tertentu. Ketika kalian membuka sebuah email newsletter, perhatikan bagian header di mana nama pengirim ditampilkan. Di sebelah alamat email pengirim biasanya ada tulisan kecil "Berhenti Berlangganan" atau "Unsubscribe". Klik tulisan tersebut dan Gmail akan memproses permintaan berhenti berlangganan secara otomatis.
Alternatifnya, kalian bisa menggunakan layanan seperti unroll.me yang membantu kalian melihat semua newsletter yang selama ini masuk ke Gmail kalian dan memungkinkan kalian berhenti berlangganan dari semuanya sekaligus hanya dengan beberapa klik.
Untuk tips dan ulasan tentang berbagai tools produktivitas digital yang bisa membantu kalian mengelola email dan ruang penyimpanan lebih efisien, banyak panduan praktis yang selalu diperbarui bisa kalian temukan di uzone.id.
Pilihan Lain: Upgrade Storage Google One
Kalau setelah melakukan semua langkah pembersihan Gmail di atas storage kalian masih terasa sesak, mungkin memang sudah saatnya mempertimbangkan upgrade ke Google One.
Google One adalah layanan berbayar yang memperluas storage Google kalian di atas batas gratis 15 GB. Paket terendah menawarkan 100 GB dengan harga yang sangat terjangkau per bulan, dan storage ini dibagi secara fleksibel antara Gmail, Drive, dan Photos.
Untuk pengguna yang aktif menggunakan Gmail untuk pekerjaan, menyimpan banyak dokumen di Drive, atau memiliki ribuan foto di Photos, investasi kecil untuk upgrade ini seringkali jauh lebih efisien daripada harus membersihkan storage secara manual setiap beberapa bulan sekali.
Informasi lengkap tentang paket dan harga Google One tersedia di one.google.com.
Rutinitas Bulanan agar Gmail Tidak Penuh Lagi
Membersihkan Gmail sekali saja sudah bagus, tapi jauh lebih baik kalau dijadikan kebiasaan rutin agar storage Gmail kalian tidak pernah sampai penuh lagi.
Coba terapkan rutinitas bulanan berikut ini untuk menjaga Gmail tetap bersih dan rapi.
Satu kali sebulan, jalankan pencarian larger:5M dan hapus semua email berukuran besar yang tidak lagi dibutuhkan. Kalau ada lampiran penting dari email tersebut, unduh dulu ke komputer atau simpan ke Google Drive sebelum menghapus email-nya.
Kosongkan folder Trash dan Spam secara manual sebulan sekali. Jangan biarkan keduanya menumpuk berbulan-bulan.
Setiap kali kalian mendapat newsletter atau email promosi yang tidak relevan, langsung gunakan fitur Unsubscribe daripada hanya menghapus atau membiarkannya menumpuk.
Gunakan filter otomatis Gmail untuk secara otomatis menandai atau menghapus email dari pengirim tertentu yang sudah kalian tahu tidak pernah berguna. Caranya: klik tanda panah kecil di kolom pencarian Gmail, isi kriteria pengirim, lalu pilih "Buat filter" dan atur apa yang harus dilakukan Gmail secara otomatis terhadap email dari pengirim tersebut.
Gmail Bersih, Produktivitas Naik
Tumpukan email di Gmail yang dibiarkan selama bertahun-tahun tanpa pernah dibersihkan bukan hanya memenuhi storage. Ini juga memperlambat performa Gmail kalian, membuat pencarian email penting menjadi lebih sulit, dan menciptakan kesan berantakan yang tanpa disadari mempengaruhi fokus dan produktivitas kerja.
Dengan menggunakan filter pencarian larger:, before:, dan category: yang sudah kita bahas, kalian bisa membersihkan ribuan email lama dan berukuran besar dalam waktu kurang dari 15 menit. Tidak perlu aplikasi tambahan, tidak perlu keahlian teknis khusus. Semua fitur ini sudah ada di dalam Gmail dan menunggu untuk dimanfaatkan.
Mulai dari filter larger:10M sekarang. Kalian mungkin akan terkejut melihat berapa banyak ruang yang bisa dibebaskan hanya dari langkah pertama itu saja.
Related Article