Tak Sekadar Kirim Tagihan, Ocean by BCA Otomatiskan Proses Invoicing

Uzone.id - Pengelolaan transaksi bisnis kini tidak hanya membutuhkan pencatatan yang rapi, tetapi juga proses yang cepat dan mudah dilacak.

Salah satu bagian penting dalam operasional perusahaan adalah pengelolaan invoice dan purchase order (PO), yang menjadi bagian tak terpisahkan dari proses transaksi dan pengadaan inventori.

Kehadiran teknologi dalam proses bisnis membantu perusahaan mengelola dokumen transaksi dengan lebih praktis. Salah satunya melalui layanan invoicing dari Ocean by BCA yang membantu mempercepat proses pembuatan dan pengiriman invoice, sekaligus menyediakan pelacakan dan pencocokan dokumen serta rekonsiliasi otomatis.

Namun sebelum membahas lebih jauh mengenai layanan invoicing tersebut, penting untuk memahami terlebih dahulu perbedaan antara purchase order dan invoice. Sebab, meskipun keduanya sama-sama berkaitan dengan transaksi bisnis, PO dan invoice memiliki fungsi yang berbeda.

Mengenal Purchase Order dan Invoice

Secara garis besar, purchase order merupakan dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli dengan tujuan untuk membeli barang atau jasa dari penjual. Dengan kata lain, PO merupakan sebuah perjanjian kontrak antara perusahaan dengan vendor atau supplier.

Biasanya, PO terdiri dari detail barang seperti nama barang, warna, jumlah, harga, dan informasi-informasi lainnya. Dokumen ini penting bagi perusahaan agar pesanan yang diinginkan tidak salah sehingga tidak terjadi kesalahpahaman antara perusahaan dengan supplier atau vendor.

Jadi, secara garis besar, PO merupakan dokumen untuk pemesanan suatu produk atau jasa yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual.

Sementara itu, invoice merupakan dokumen yang diajukan oleh penjual kepada pembeli dengan tujuan meminta pembayaran atas suatu pembelian atau transaksi.

Setelah purchase order disetujui oleh kedua belah pihak, penjual kemudian mengirimkan invoice kepada pembeli sebagai bentuk alat penagihan atas transaksi tersebut. Pada dasarnya, invoice berisi rincian barang yang dibeli dari penjual.

Mengapa PO dan Invoice Penting untuk Bisnis?

PO dan invoice merupakan dua komponen yang berperan penting dalam keberlangsungan transaksi bisnis sebuah perusahaan.

Salah satu manfaat terbesar dari Purchase Order (PO) adalah mengamankan ketersediaan barang yang hendak dibeli. Ketika pembeli hendak membeli barang atau jasa dari pihak penjual, pembeli dapat membuat PO terlebih dahulu sehingga penjual dapat langsung mengamankan pesanan yang sesuai dengan keinginan pembeli.

Selain itu, PO juga berfungsi untuk mengelola pesanan. Apabila terjadi masalah terhadap pengiriman barang yang dikirimkan oleh penjual, pihak pembeli dapat melacaknya dengan mudah karena sudah memiliki dokumen resmi.

Di sisi lain, invoice juga mempunyai berbagai manfaat bagi penjual atau pihak perusahaan.

Dengan adanya invoice, visibilitas perusahaan terkait finansial menjadi lebih terang karena setiap transaksi yang dilakukan sudah dicatat dengan rapi ke dalam invoice.

Invoice juga dapat dijadikan dokumen bagi perusahaan sebagai alat penagihan yang harus dilunasi oleh pembeli. Dengan begitu, perusahaan tidak perlu lagi repot-repot menagih pembeli melalui chat.

Ini Perbedaan Purchase Order dan Invoice

Supaya tidak keliru, berikut beberapa perbedaan antara purchase order dan invoice.

Pertama, purchase order dibuat di awal transaksi dan dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual. Sedangkan invoice dibuat setelah transaksi selesai dan digunakan sebagai alat penagihan dari penjual kepada pembeli.

Kedua, purchase order digunakan untuk pemesanan barang kepada vendor atau supplier. Sementara itu, invoice digunakan untuk memperlihatkan kepada pembeli rincian produk atau jasa yang dibeli dan digunakan untuk pembayaran nantinya.

Perbedaan juga terlihat dari isi dokumennya. Purchase order berisi tanggal pembelian, nama dan alamat pembeli serta penjual, nomor PO, rincian barang yang dipesan, serta syarat dan ketentuan transaksi.

Sementara itu, invoice berisi tanggal invoice, nama dan alamat pembeli serta penjual, nomor invoice, harga yang disepakati, diskon dan pajak, total yang harus dibayarkan hingga tanggal jatuh tempo pembayaran.

PO dan Invoice Sama-sama Dokumen Penting

Meski memiliki fungsi berbeda, PO dan invoice juga mempunyai sejumlah persamaan.

PO dan invoice sama-sama merupakan dokumen resmi yang terikat hukum. Di dalamnya terdapat perjanjian antara penjual dan pembeli.

Keduanya juga menjadi bukti untuk dokumen pemesanan dan pembelian antara pihak penjual dan pembeli.

Selain itu, di dalam PO dan invoice sama-sama terdapat nama perusahaan, nomor telepon, nama pemesanan hingga nomor dokumen.

Jadi, pada dasarnya yang membedakan antara PO dan invoice hanya sekadar waktu pengiriman dan pihak penyerahannya saja. Selebihnya, keduanya sama-sama digunakan untuk keperluan operasional bisnis.

Ocean by BCA Bantu Kelola Invoicing

Setelah memahami perbedaan antara PO dan invoice, perusahaan yang membutuhkan layanan penagihan pembayaran atau invoicing untuk diserahkan kepada vendor atau supplier dapat memanfaatkan Ocean by BCA.

Ocean by BCA membantu meningkatkan kecepatan dan kemudahan proses pembuatan dan pengiriman invoice kepada supplier atau vendor.

Tidak hanya itu, Ocean by BCA juga menyediakan layanan pelacakan dan pencocokan dokumen serta rekonsiliasi otomatis sehingga perusahaan menjadi lebih mudah dalam mengirimkan tagihan kepada vendor atau supplier.

Dengan dukungan proses tersebut, pengelolaan invoicing dapat dilakukan secara lebih rapi untuk mendukung kebutuhan operasional bisnis.