5 Perubahan Menuju Agile Leadership

Kolom oleh: Ahmad Rosadi Djarkasih, Tribe Leader Aquaculture & Fishery, Telkom Indonesia

Uzone.id - Agile Leadership adalah gaya kepemimpinan yang berkembang dari praktek-praktek kepemimpinan dalam pengelolaan organisasi tim pengembang mandiri sebagai bagian dari implementasi Agile Software Development di industri IT / Digital.

Seiring dengan perkembangan zaman, dalam satu dekade ini, hampir semua industri, mengalami peningkatan aspek ketidakstabilan, ketidakpastian, kompleksitas dan ambiguitas dalam situasi pasar dan kegiatan bisnis sehari-hari.

Praktek pengelolaan bisnis dan kepemimpinan tradisional yang ada cenderung tidak cukup fleksibel dan adaptif untuk dapat mengatasi semua permasalahan di atas.

Hal ini mengakibatkan banyak perusahaan yang mulai menerapkan Agile Transformation dan Agile Leadership, yang sedari awal memang dirancang untuk mengelola kegiatan dalam satu lingkungan yang tidak stabil, tidak pasti, kompleks dan ambigu.

Baca juga: Peran Agile Membentuk Data Driven

Beberapa karakteristik Agile Leadership yang secara langsung mengantisipasi permasalahan ketidakstabilan, ketidakpastian, kompleksitas dan ambiguitas di antara lain adalah fokus, berpikir strategis, pola pikir dinamis, dan fleksibel.

Fokus diperlukan sehingga seluruh kegiatan dilaksanakan semata-mata hanya untuk memenuhi visi dan misi yang sudah ditetapkan.

Berpikir strategis perlu dilakukan sehingga kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan tidak mudah berubah atau paling tidak dapat mudah disesuaikan.

Pola pikir dinamis harus diterapkan sehingga penyesuaian kegiatan, pemilihan alternatif sumber daya dapat dengan mudah dan cepat dilakukan.

Terakhir fleksibilitas diperlukan untuk menghasilkan beberapa skenario alternatif kegiatan dan sumber daya yang dibutuhkan.

Pada prakteknya, implementasi Agile Transformation dan Agile Leadership berbeda-beda di setiap perusahaan.

Ada yang dimulai dari unit tertentu, ada yang diimplementasikan langsung secara menyeluruh. Ada yang dimulai dari proses bisnis tertentu ada yang langsung diterapkan di seluruh proses bisnis.

Ada yang memulai dari pengenalan Agile Mindset, ada yang langsung dibarengi dengan pembentukan / penyesuaian organisasi menjadi Agile Organization.

Ada yang dilakukan bertahap, ada yang dilakukan sekaligus. Semuanya bergantung dari posisi awal organisasi dan posisi / hasil akhir yang akan diraih dalam tingkatan agilitas perusahaan.

Meskipun demikian, apapun metode implementasi yang dipilih untuk dilaksanakan, terdapat lima perubahan besar yang perlu dilaksanakan oleh semua perusahaan yang ingin menerapkan Agile Leadership.

Keberhasilan perubahan-perubahan besar inilah yang menjadi barometer keberhasilan implementasi Agile Leadership di perusahaan bersangkutan. Lima perubahan besar tersebut adalah

1. Dari perencanaan jangka panjang menjadi pekerjaan Iteratif;
2. Dari silo / departemen menjadi tim lintas fungsional;
3. Dari unit yang bekerja berdasarkan perintah menjadi unit dengan inisiatif mandiri;
4. Dari inovasi technology driven / product push menjadi inovasi yang dilandasi pada kebutuhan pelanggan;
5. Dari target keluaran parsial menjadi target hasil menyeluruh.

Perubahan perencanaan jangka panjang menjadi pekerjaan iteratif

Dalam lingkungan bisnis dan pasar dewasa ini, dapat dipastikan bahwa tidak semua kegiatan jangka panjang dapat direncanakan secara terperinci sedari awal.

Perubahan merupakan suatu keniscayaan, karenanya perencanaan harus disesuaikan. Kegiatan perencanaan yang tadinya menghasilkan rencana jangka panjang yang lengkap dan terperinci harus diubah menjadi penetapan target jangka panjang dan menengah yang bersifat tingkat tinggi dan penetapan mekanisme periodik untuk menentukan target jangka pendek berikut kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai target tersebut.

Dengan pendekatan ini, semua perencanaan dan eksekusi perencanaannya dapat dilakukan dengan tetap mengantisipasi perubahan yang terjadi sampai akhirnya target akhir kegiatan dapat tercapai.

Baca juga: Digital Healthcare SuperApp di BUMN

Dari lima perubahan besar yang disebutkan sebelumnya, perubahan kegiatan perencanaan dan eksekusi ini, merupakan perubahan yang paling mendasar yang harus dilakukan oleh semua perusahaan untuk mengimplementasikan Agile Leadership.

Apabila perubahan besar ini tidak dilakukan, kegiatan implementasi Agile Leadership yang dilakukan perusahaan bersangkutan, kemungkinan besar tidak akan berhasil dilakukan.

Perubahan ini sangat mendasar karena mensyaratkan perubahan dalam tata cara penganggaran dan juga dalam pengalokasian sumber daya lainnya.

Perubahan struktur organisasi dari organisasi silo menjadi tim lintas fungsional

Pada umumnya unit-unit di dalam suatu perusahaan berkembang berdasarkan perbedaan fungsionalitas yang dilakukan oleh unit-unit tersebut. Perusahaan kemudian memiliki departemen / divisi yang masing-masing melakukan fungsi-fungsi keuangan, IT, pemasaran, SDM, operasional, dukungan umum serta fungsi-fungsi lain berdasarkan kekhususan bidang industri perusahaan bersangkutan.

Akibatnya bagi kegiatan perusahaan yang membutuhkan keahlian dari banyak unit fungsionalitas yang berbeda, terdapat keterlambatan yang diakibatkan oleh proses serah terima pekerjaan, kurangnya kolaborasi, kesalahan komunikasi , perbedaan target unit, dan proses birokrasi lainnya. Semakin besar suatu perusahaan dan semakin banyak keahlian berbeda yang diperlukan, semakin lama keterlambatan yang terjadi.

Baca Juga: Peran Penting Transformasi Agile di Organisasi

Kecepatan eksekusi merupakan faktor yang diperlukan untuk mengurangi efek buruk yang ditimbulkan perubahan bisnis dan pasar yang semakin sering terjadi. Semakin cepat suatu tahapan kegiatan dieksekusi, semakin cepat pula penyesuaian dapat dilakukan untuk mengakomodasi perubahan.

Dalam kegiatan pengembangan produk atau layanan serta kegiatan-kegiatan pendukungnya, kecepatan eksekusi memegang peranan penting dalam keberhasilan penggelaran produk atau layanan yang dapat dengan tepat memenuhi kebutuhan target pelanggannya.

Pembentukan unit lintas fungsional yang beranggotakan SDM dengan seluruh keahlian yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan yang ditugaskan ke unit tersebut menjadi penting untuk memastikan kecepatan tercapainya tujuan.

Di dalam unit lintas fungsionalitas ini, keterlambatan yang dipaparkan tadi tidak akan terjadi karena semua kegiatan dilakukan di dalam unit bersangkutan dari awal hingga akhir.

Perubahan cara kerja dari unit yang bekerja berdasarkan perintah menjadi unit dengan inisiatif mandiri

Sampai dengan hari ini, di kebanyakan unit dalam hampir semua perusahaan, cara suatu unit bekerja mencapai tujuannya, tidak sepenuhnya diputuskan secara mandiri oleh anggota unit bersangkutan.

Pemimpin masing-masing unit tersebut, tidak hanya bertugas untuk menetapkan tujuan yang harus dicapai bersama, tetapi sekaligus menetapkan bagaimana caranya unit bersangkutan harus bekerja agar tujuan tadi tercapai.

Kebebasan unit dalam menentukan cara kerjanya bervariasi tergantung pada jenis industri perusahaan, fungsi unit, budaya perusahaan, dan gaya kepemimpinan pemimpin unit.

Meskipun demikian dapat dipastikan bahwa semakin kecil kebebasan tersebut, semakin sulit bagi suatu unit untuk dapat berperan sebagai unit dengan inisiatif mandiri, menentukan cara kerja, solusi, teknologi, dan sumber daya lain yang tepat untuk mencapai target sekaligus melakukan adaptasi yang diperlukan untuk mengantisipasi perubahan.

Untuk memastikan pembentukan unit dengan inisiatif mandiri ini, pemimpin harus berhenti mengatur bagaimana cara unitnya mencapai tujuannya.

Pemimpin harus memberikan kebebasan dan tanggung jawab penuh pada unitnya untuk menentukan cara; memastikan pemenuhan segala sumber daya yang dibutuhkan; membantu seluruh anggota unit dapat mengeluarkan seluruh potensi yang dimilikinya; dan mengorkestrasi seluruh kegiatan dalam unit agar selaras dalam pencapaian tujuan akhir unit.

Pemberian kebebasan dan tanggung jawab maksimal ini diharapkan dapat menumbuhkan rasa memiliki di seluruh anggota unit sedemikian rupa sehingga keberhasilan unit merupakan tanggung jawab bersama.

Dengan pendistribusian tanggung jawab ini, pemimpin dapat mengalokasikan lebih banyak waktu dalam kegiatan-kegiatan yang menentukan inisiatif strategis tingkat tinggi apa yang harus dieksekusi oleh unitnya agar visi dan misi perusahaan dapat terpenuhi.

Perubahan pendekatan inovasi dari technology driven / product push menjadi inovasi yang didorong oleh keberadaan pelanggan

Seluruh kegiatan bisnis yang dilakukan oleh suatu perusahaan bertujuan agar perusahaan dapat menghasilkan produk atau layanan yang dapat memenuhi kebutuhan target pelanggan.

Apabila inovasi yang dilakukan didasarkan pada pendekatan technology driven / product push, membuat produk / layanan berdasarkan kemampuan teknologi belaka, besar kemungkinan produk / layanan yang dihasilkan tidak dapat memenuhi seluruh kebutuhan pelanggan.

Keberadaan Produk / layanan bersangkutan juga menjadi rentan terhadap perubahan teknologi.

Berbeda apabila kegiatan inovasi didorong oleh keberadaan pelanggan, produk / layanan yang dihasilkan dapat dipastikan bisa memenuhi seluruh kebutuhan pelanggan. Lebih lanjut, dalam situasi pasar serta kondisi bisnis yang serba berubah dan tidak pasti ini, kebutuhan pelanggan dapat dijadikan acuan dalam seluruh kegiatannya.

Pemimpin harus memastikan bahwa seluruh kegiatan yang dilaksanakan unitnya didorong untuk mendukung keberadaan pelanggan.

Bahwa semua kegiatan pembangunan produk / layanan dan kegiatan pendukung lainnya didasarkan pada upaya untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Dengan demikian dapat dipastikan bahwa pertumbuhan bisnis perusahaan menjadi lebih stabil terhadap perubahan yang terjadi.

Kemudian untuk lebih memastikan kesesuaian terhadap kebutuhan pelanggan, khusus untuk pembangunan produk / layanan, proses pengembangan harus dibagi menjadi serangkaian kegiatan sedemikian rupa sehingga produk / layanan atau penambahan fitur pada suatu produk / layanan yang dihasilkan dapat dengan cepat divalidasi kesesuaiannya terhadap kebutuhan target pelanggan.

Rangkaian kegiatan berikutnya dilaksanakan untuk melakukan perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang terjadi, atau untuk memenuhi kebutuhan pelanggan lain yang belum terpenuhi oleh produk / layanan yang sedang dibangun.

Perubahan penetapan target kegiatan dari target keluaran parsial menjadi target hasil menyeluruh

Dewasa ini, adalah biasa untuk memastikan bahwa seluruh unit serta individu menjalankan perannya dengan baik di dalam perusahaan, kinerja unit dan individu diukur berdasarkan target unit dan target individu yang ditetapkan.

Menjadi permasalahan adalah jenis target yang digunakan dalam penilaian kinerja tersebut. Seringkali alih-alih menggunakan target hasil yang mengukur dampak menyeluruh terhadap bisnis perusahaan, kinerja unit dan individu diukur hanya berdasarkan keluaran langsung dari pekerjaan yang dilakukan oleh unit dan individu bersangkutan.

Penggunaan target keluaran untuk mengukur kinerja unit dan individu, mengakibatkan unit dan individu bersangkutan akan menitikberatkan semua kegiatannya pada pemenuhan tugas unit dan individu saja, tanpa memperhatikan kebutuhan unit dan individu lain.

Sehingga yang kemudian terjadi adalah target bisnis perusahaan tidak tercapai meskipun target banyak unit dan individu tercapai.

Untuk menjaminkan tercapainya tujuan bisnis perusahaan, kinerja seluruh unit dan individu di dalam perusahaan, perlu diukur berdasarkan hasil bisnis yang dicapai atau berdasarkan dampak pekerjaan yang dilakukan terhadap bisnis secara keseluruhan.

Pemilihan target hasil / dampak daripada target keluaran akan memastikan kolaborasi antar semua unit dan individu dalam perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Penggunaan OKR (Objective & Key Results) sebagai framework pengukuran kinerja yang disusun berdasarkan pemilihan kegiatan yang paling berdampak pada bisnis perusahaan, membantu memastikan penggunaan target hasil / dampak dalam pengukuran kinerja seluruh unit dan individu.

Penutup

Terdapat banyak metode yang dapat dilaksanakan untuk mengimplementasikan Agile Transformation dan Agile Leadership dalam suatu perusahaan.

Metode implementasi tersebut akan berbeda-beda di setiap perusahaan, tergantung pada kondisi terkini perusahaan dan target yang akan dicapai dalam tingkatan agilitas perusahaan.

Tidak ada metode implementasi yang paling sempurna untuk suatu perusahaan. Lima perubahan besar yang sudah dipaparkan di atas dapat dijadikan pedoman untuk memastikan kegiatan implementasi Agile Transformation dan Agile Leadership yang dilakukan dalam perusahaan membawa perusahaan tersebut menuju hasil akhir yang benar.