Tips Memulai Agile Management di Perusahaan

Kolom oleh: Djufri Ardian, Tribe Leader of Education, PT Telkom Indonesia

Uzone.id – Istilah “agile management” sering digaungkan di mana-mana, bahkan bisa dibilang sudah menjadi tren tersendiri. Kira-kira bagaimana penerapannya bagi sebuah organisasi, baik itu perusahaan besar maupun rintisan?

Ketatnya persaingan bisnis di industri telah membawa para produsen atau penyedia jasa memprioritaskan Customer Centric, yakni upaya yang beroritentasi pada memahami kebutuhan dan kenyamanan pelanggan.

Kondisi ini mendorong penyedia layanan lebih adaptif dalam memenuhi dinamika yang terjadi. Dengan demikian yang akan menjadi salah satu kesuksesan adalah kecepatan menyesuaikan kebutuhan dan kenyamanan pelanggan.

Nah, di sinilah muncul istilah manajemen Agile sebagai bentuk sebuah organisasi yang mampu beradaptasi dengan cepat.

Manajemen Agile ini semula diterapkan dalam industri perangkat lunak, dan saat ini diyakini dapat juga mendorong perubahan dan pergerakan lebih cepat dalam memenuhi dinamika perubahan kebutuhan dan kenyamanan pelanggan di industri lainnya.

Baca juga: Peran Agile Leadership Membangun Data Driven Organization

Agile didasarkan pada prinsip-prinsip kerja sama tim, otonomi, dan keselarasan. Kemampuan tim untuk bertindak secara mandiri akan memicu rasa memiliki dan kreativitas, sehingga dimungkinkan segera membuat keputusan dan bergerak cepat.

Sementara kombinasi kepemilikan dan pengambilan keputusan dengan cepat ini juga mempercepat pengembangan talenta, yang memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan bahkan lebih efektif. Otonomi akan berfungsi efektif jika terdapat keselarasan yang kuat di dalam dan di antara tim.

Belakangan ini banyak organisasi yang mengadopsi manajemen Agile melalui implementasi OKR (Objectives & Key Results).

OKR sendiri merupakan kerangka berpikir kritis dan disiplin berkelanjutan dalam upaya memastikan anggota tim bekerja bersama-sama dan fokus pada apa yang paling penting untuk memberikan kontribusi terukur yang akan mendorong kemajuan perusahaan.

Mari kita breakdown satu per satu sesuai maknanya.

Objectives adalah tujuan yang ingin dicapai organisasi dan biasanya mempunyai karakteristik mempunyai value, dapat dicapai, dapat dilakukan dalam triwulan, dapat dikendalikan oleh tim, memberi nilai bisnis, dan bersifat kualitatif.

Key Result adalah pernyataan kuantitatif yang akan mengukur pencapaian dari tujuan yang telah ditetapkan dan biasanya mempunyai karakteristik berupa nilai kuantitatif, manantang yang dapat dicapai, spesifik, adanya rasa memiliki dari anggota tim, kemajuan pekerjaan yang dapat diukur setiap saat (tidak menunggu akhir triwulan), mendukung program utama dan selaras dengan tim yang lain, dan menghindari terjadinya hasil kerja yang tidak sesuai.

Dalam upaya mencapai Key Result, setiap anggota tim perlu menyusun Key Initiatives. Bagi yang belum tahu, Key Initiatives merupakan aktivitas-aktivitas yang akan dilakukan oleh anggota tim.

Demi memastikan Key Initiatives sanggup mewujudkan pencapaian Key Result, diperlukan review dan evaluasi dari Key Initiatives yang sudah dilakukan.

Baca juga: 5 Perubahan Menuju Agile Leadership

Untuk itu, Key Initiatives disusun dalam periode waktu lebih pendek bernama Sprint yang umumnya dilakukan setiap dua minggu sekali. Apabila pencapaian dari Key Initiatives tidak sesuai yang direncanakan, maka sangat dimungkinkan segera dilakukan penyesuaian atau jika perlu dilakukan perubahan.

Dalam hal mengantisipasi kendala yang terjadi saat menjalankan Key Initiatives, tim disarankan melaksanakan Daily Sprint Meeting yang dilaksanakan tidak lebih dari 30 menit setiap harinya.

Tantangan selanjutnya dalam implementasi OKR ini adalah perlunya proses continuous improvement dalam menyelaraskan Objectives setiap individu, lalu dilanjutkan ke proses penetapan Key Result dan menyusun Key Initiatives.

Peran jajaran manajemen dan seluruh anggota tim secara bersama-sama diperlukan dalam melakukan continuous improvement hingga soliditas kerja sama tim, bekerja secara otonom, dan keselarasan yang diiringi oleh Objectives organisasi agar bisa terwujud.